Office Koordinator*in
Wirtschaftsuniversität Wien
Über die Stelle
Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, [...]
Aufgaben
- Finanzen: Sie verwalten Budgets in SAP, erstellen Finanzberichte, bearbeiten Reisekostenabrechnungen, Refundierungen und die gesamte Rechnungsabwicklung Ihrer akademischen Einheit.
- Drittmittel-Projekte: Sie unterstützen wissenschaftliche Mitarbeiter*innen bei Einreichung, Verwaltung, Finanzberichten und Abrechnung von Drittmittel-Projekten, behalten den Budget-Überblick in SAP und sorgen für fristgerechte, korrekte Dokumentation.
- Sekretariat & Infrastruktur: Sie unterstützen Ihre akademische Einheit und das Department Office selbstständig in der Verwaltung, buchen Lehrräume, bereiten Meetings vor, erledigen kleinere Bestellungen und stellen sicher, dass Ausstattung und Technik in Büros, sonst. Räumen und Teeküchen funktionieren; Störungen melden Sie proaktiv an die Serviceeinheiten. Zudem betreuen Sie Mitarbeiter*innen und Gäste, inklusive Hotel- und Restaurantreservierungen. Weiters organisieren gelegentlich kleine Veranstaltungen, etc.
- Datenbanken & Publikationen: Sie pflegen die Forschungsdatenbank PURE laufend und erfassen Research Papers sowie Publikationen des Departments zuverlässig und vollständig.
- Front Office: Sie unterstützen 1x/Woche das Front-Office-Team, empfangen Studierende, Lektor*innen, Gäste und Lieferant*innen und arbeiten bei der Department-Verwaltung mit.
- [...]
Anforderungen
- Matura, oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung (z.B. kaufm. Kolleg, HAK).
- Zahlenaffinität: Sie arbeiten gerne und detailgenau mit Zahlen (z.B. in Microsoft 365, Excel und SAP) und behalten dabei die größeren Zusammenhänge im Blick.
- Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz oder im Sekretariat und in der Verwaltung von Drittmitteln; Kenntnisse im Bildungsbereich sind wünschenswert. Eine hohe Bereitschaft zum selbstständigen Lernen wird vorausgesetzt.
- Engagement: Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Arbeiten und Anpackmentalität.
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Beschreibung, Aufgaben und Anforderungen wurden automatisch aus der Originalausschreibung übernommen und werden nur als Auszug angezeigt; Kürzungen sind mit „[...]“ gekennzeichnet. Maßgeblich ist die Originalausschreibung.
Quelle und Aktualität
Quelle: Offizielles Karriereportal des Arbeitgebers. Zuletzt geprüft: 23.10.2026, 02:33. Die Angaben werden automatisch aufbereitet; Fehler sind möglich. Maßgeblich ist immer die Originalausschreibung.